Version publiée le 12/03/2025
En vertu de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et du règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016, les personnes dont les données à caractère personnel sont collectées ou font l’objet d’une collecte, bénéficient de droits relatifs à la protection de leurs données personnelles.
En sa qualité de responsable de traitement du SI SIAO, le Délégué interministériel pour l’Hébergement et l’Accès au Logement (Dihal) s’engage à assurer le respect de la vie privée et à ce que les données à caractère personnel :
- Soient collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
- Soient collectées de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- Soient traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
- Soient traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel.
La présente politique de confidentialité a pour objet de préciser :
- La nature des données personnelles traitées ainsi que la manière dont les données personnelles contenues dans le SI SIAO sont utilisées, protégées et les raisons pour lesquelles elles sont traitées ;
- Les droits des personnes concernant leurs données ; les destinataires de ces données ;
- Les durées de conservation des données.
La présente politique de confidentialité a vocation à être mise à jour à sa publication pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires.
1. Finalités du traitement
Le SI SIAO est un système d’information qui met en relation les acteurs de l’accompagnement social et de l’accès à l’hébergement et au logement. Il permet notamment au Service intégré d’accueil et d’orientation (SIAO) de coordonner l’accompagnement social et les parcours d’hébergement et d’accès au logement des ménages sans domicile ou éprouvant des difficultés particulières en raison de l’inadaptation de leurs ressources ou de leurs conditions d’existence. Il permet aussi aux services de l’Etat de piloter l’offre de places et de logements, les mesures d’accompagnement et les prestations qui sont destinées à ce public.
Le SI SIAO a pour finalité la constitution par les intervenants sociaux qui les accompagnent d’un dossier unique pour les ménages susmentionnés, regroupant un état de leur situation, leurs évaluations sociales, leurs demandes et leurs prises en charge. Le SI SIAO a aussi pour finalités le recensement de l’offre de services à destination des ménages, la réalisation des missions du SIAO dans le département, et la production de données statistiques.
2. Les données collectées
En vertu du principe de minimisation, la collecte des données personnelles se limite au strict nécessaire à l’exercice des finalités du SI SIAO et des missions des parties prenantes : la coordination de l’accompagnement entre travailleurs sociaux, la priorisation et l’orientation des ménages par le SIAO, et l’étude des dossiers des ménages par les dispositifs susceptibles de satisfaire à leurs demandes.
Dans le cadre de la finalité du traitement définie supra, peuvent être collectées les données personnelles suivantes :
- Les données d’état civil, de contact et de domiciliation des ménages ;
- Les informations sur la situation de précarité à l’égard du logement des personnes ou familles susmentionnées, notamment si elles sont victimes de violence, en instance d’expulsion locative, en occupation illégale, en institution carcérale, spécialisée pour mineurs, ou en structure de santé ;
- Les informations relatives à la situation et la composition familiale ;
- Les informations relatives à la situation médico-sociale des personnes, nécessaires à un accès à l’hébergement ou au logement ou à un accompagnement social particulier lié au handicap ou à un état de santé et notamment l’Identifiant national de santé (INS) ;
- Les informations relatives aux démarches d’accès aux droits menées par les personnes ou familles ou par un tiers à leur bénéfice, notamment celles relatives au logement, à la scolarité et au séjour ;
- Les informations relatives à l’activité des personnes (emploi, formation) ;
- Les informations relatives aux ressources, aux charges et aux dettes des personnes ou familles ;
- Les pièces justificatives de la situation administrative et fiscale des personnes ou familles ;
- Les données relatives aux évaluations sociales réalisées par les intervenants sociaux dans le parcours d'accueil, d'hébergement et d'accompagnement vers l'insertion et le logement des personnes ou familles ;
- Les données relatives aux échanges entre intervenants sociaux à propos de la situation des personnes ou familles ;
- Les données relatives à la traçabilité des consultations et modifications du dossier des personnes ou familles ;
- Les données relatives aux demandes des personnes ou familles et à leur prise en charge ;
- Les données d’identité et de contact des utilisateurs du système participant à la prise en charge sociale ou médico-sociale des personnes ou familles en situation de précarité à l’égard du logement, ainsi que les données relatives à la traçabilité de leurs accès et actions.
3. Habilitation et révocation des utilisateurs du SI SIAO
L’accès à un profil utilisateur du SI SIAO est donné par l’Etat. Toutefois, la responsabilité de créer des comptes appartient au SIAO d’une part (pour les opérateurs SIAO et les écoutants 115), au Gestionnaire d’entité d’autre part (pour les responsables de dispositifs, les intervenants sociaux et les assistants). Cette responsabilité repose sur la convention tripartite de partenariat signée par le SIAO et l’entité gestionnaire avec l’Etat.
La création d’un compte dans le SI SIAO par le SIAO ou l’entité gestionnaire découle des missions attribuées à l’utilisateur par l’employeur en vertu de son contrat de travail, dans le cadre des finalités exclusives prévues pour le SI SIAO.
Un compte utilisateur du SI SIAO est attribué à une personne physique, pour accomplir les missions qui lui sont confiées dans le cadre de ses fonctions au sein d’une organisation. Afin d’assurer la sécurité des données personnelles collectées et traitées, le compte utilisateur SI SIAO est strictement personnel et nominatif, et ne peut être ni partagé ni cédé, dans quelque circonstance et pour quelque motif que ce soit.
L’authentification de l’utilisateur du SI SIAO repose sur son adresse email professionnelle individuelle et son mot de passe.
Les accès au SI SIAO d’une personne doivent être révoqués dès lors qu’elle quitte l’organisation qui lui a créé son compte utilisateur ou qu’elle exerce une nouvelle fonction ne nécessitant plus un tel accès.
4. Responsabilités des utilisateurs à l’égard des données (saisie, extractions)
Le SI SIAO contient des données personnelles sensibles, relatives à la situation des ménages accompagnés. Par principe et nature, les données personnelles traitées dans le SI SIAO sont confidentielles.
Chaque utilisateur du SI SIAO engage sa responsabilité et celle de son organisation lorsqu’il saisit ou met à jour des informations sur une personne ou un ménage. Toute modification volontaire et injustifiée des données est strictement proscrite et passible de poursuites pénales.
La mention d’informations relatives aux origines raciales, aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses, aux appartenances syndicales ou aux mœurs de la personne ou du ménage est strictement proscrite et passible de poursuites pénales.
Chaque utilisateur du SI SIAO engage sa responsabilité et celle de son organisation lorsqu’il extrait des informations du SI SIAO sous quelque forme que ce soit. Toute transmission de données personnelles extraites du SI SIAO à des tiers non-autorisés est strictement interdite.
Les données extraites du SI SIAO ne doivent servir que les finalités du SI SIAO mentionnées à l’article 1. Ainsi, elles ne peuvent pas être conservées au-delà de leur usage, et doivent être détruites.
L’utilisateur qui aurait connaissance d’une violation de données personnelles (accès, divulgation non-autorisée) au sein du SI SIAO ou issues du SI SIAO doit informer immédiatement le délégué à la protection des données de son organisation, ou à défaut le responsable de traitement (la Délégation interministérielle à l’hébergement et à l’accès au logement), et faute de réponse du responsable de traitement dans les délais impartis par la loi, la CNIL.
Chaque utilisateur du SI SIAO est invité à s’approprier les outils, procédures et pratiques de son organisation, ou à défaut les recommandations de la CNIL en la matière, visant à prévenir tout risque de destruction, perte, altération ou violation de données personnelles, que ce soit de manière accidentelle ou délibérée.
5. Précautions d’usage des champs libres (évaluations, commentaires)
Le SI SIAO propose aux utilisateurs des champs libres pour y saisir de la donnée narrative, non structurée. La mise en œuvre des finalités du SI SIAO justifie la rédaction de rapports sociaux, de notes et de commentaires, et la restitution du discours des ménages sur leurs forces et besoins d’accompagnement ainsi que leurs souhaits de parcours résidentiels. Ces champs doivent faire l’objet d’une vigilance toute particulière de la part des utilisateurs qui les renseignent.
Il s’agit en effet pour l’utilisateur de saisir dans ces champs des informations utiles aux parties prenantes à la coordination du parcours des ménages et de leur accompagnement. Ces informations relèvent du secret partagé, au sens des dérogations au secret professionnel prévues aux articles L345-1 et L345-2-10 du Code de l’Action Sociale et des Familles. Pour autant, les informations saisies dans ces champs doivent répondre aux impératifs de la minimisation des données personnelles traitées, conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données.
Les informations saisies par les utilisateurs dans les champs libres doivent donc être strictement nécessaires et suffisantes à l’exercice des finalités du SI SIAO mentionnées à l’article 1 et des missions des parties prenantes : la coordination de l’accompagnement entre travailleurs sociaux, la priorisation et l’orientation des ménages par le SIAO, et l’étude des dossiers des ménages par les dispositifs susceptibles de satisfaire à leurs demandes.
Les données détaillées, en particulier sur la situation des ménages, collectées dans le cadre des démarches d’accompagnement, doivent être minimisées pour servir les intérêts de la personne et respecter les finalités du SI SIAO mentionnées à l’article 1. Ainsi, seules les informations utiles à la coordination opérationnelle des travailleurs sociaux entre eux, aux processus d’orientation sociale et résidentielle, et d’admission des ménages doivent être enregistrées dans le SI SIAO.
Ainsi, par exemple, nul n’a à connaitre les diagnostics médicaux des personnes dont les données sont traitées dans le SI SIAO. Seule l’existence d’une « pathologie », d’une « condition médicale » ou d’une « problématique de santé » entrainant des contraintes et attendus sur le parcours résidentiel et / ou d’accompagnement social du ménage doit être mentionnée. On dira ainsi « Monsieur souffre d’une pathologie qui nécessite des soins spécialisés quotidiens à l’hôpital XX » pour justifier d’un parcours résidentiel à proximité de l’hôpital XX, et jamais « Monsieur souffre d’un cancer qui nécessite une chimiothérapie dans le service d’oncologie du Professeur YY ».
De la même manière, par exemple encore, nul n’a à connaitre les faits et les motifs de condamnation pénale des personnes. On dira ainsi « Monsieur sort de maison d’arrêt et sa prise en charge n’est souhaitable que dans un dispositif accueillant exclusivement un public adulte / non mixte » et non « Monsieur a été condamné à une longue peine pour agressions sexuelles ».
Dans le même registre, toujours par exemple, on dira « les consommations de Monsieur » plutôt que « l’addiction à la cocaïne », ou encore la « problématique de santé mentale » en lieu et place de la « schizophrénie ».
Enfin, cette minimisation des données doit aussi prévaloir dans l’usage des notes internes et de transmissions, notamment pour les motifs de refus d’admission ou d’exclusion des dispositifs. Ainsi, la nature des propos ou des actes qui justifient le refus d’admission ou l’exclusion n’a pas à être détaillée. On pourra donc évoquer, par exemple, des « propos délictueux » plutôt que de décrire des « propos racistes ou homophobes », ou encore des « violences » en lieu et places de « coups et menaces de mort ».
6. Obligation d’information et d’exercice des droits des personnes sur leurs données
Les ménages accompagnés doivent être informés des finalités du traitement de leurs données personnelles et de leurs droits sur ces données par tout moyen approprié, dans un langage compréhensible et selon des modalités appropriées et adaptées à leur état.
Une notice d’information est à disposition des utilisateurs du SI SIAO. Le contenu de cette notice doit systématiquement être porté à la connaissance du ménage lors du recueil initial des données, c’est-à-dire à la création des personnes dans le SI SIAO. L’information peut être remise par tous les moyens à disposition de l’utilisateur :
- Dans un environnement téléphonique : l’information est fournie au ménage par l’interlocuteur ou via un message enregistré, un lien de consultation de la notice peut être envoyé au ménage par SMS.
- Avec la présence physique de la personne qui donne l’information au ménage : l’information est délivrée par l’interlocuteur, avec la remise d’une documentation papier ou l’envoi d’un lien par SMS.
- Dans le cadre d’échanges écrits : l’information est envoyée par courrier postal, ou sur un support numérique via un lien ou une pièce jointe.
Ensuite, dans le cadre de ses contacts réguliers avec le ménage, chaque utilisateur doit s’assurer fréquemment de la bonne information des personnes, de leur compréhension des enjeux relatifs aux finalités du traitement SI SIAO, et de leur connaissance de leurs droits sur leurs données.
Chaque utilisateur du SI SIAO, lorsqu’il est en contact avec un ménage, peut exercer le droit
- d’accès des personnes à leurs données personnelles - en partageant son écran ou en réalisant une extraction de la fiche ménage,
- de rectification - en mettant à jour directement les informations sur les personnes,
- à la portabilité des données - par l’extraction de la fiche ménage.
Les demandes de limitation du traitement et d’opposition au traitement des données personnelles des personnes sont adressées auprès du délégué à la protection des données personnelle de chaque organisation, qui les transmet après étude à la Délégation interministérielle à l’hébergement et à l’accès au logement, responsable de traitement, ou directement auprès de cette dernière.
Les droits à l’effacement ne s’appliquent pas au SI SIAO, conformément au b du 3 de l’article 17 du RGPD.
Les utilisateurs doivent être particulièrement vigilants lorsqu’ils extraient des données personnelles du SI SIAO :
- Les notes, qui sont des échanges entre professionnels sous forme de données non structurées, n’ont pas à être communiquées aux personnes.
- Les données personnelles de personnes tierces doivent être effacées lors de la communication à une personne de ses propres données sous forme d’export.
- Les fichiers extraits du SI SIAO doivent être anonymisés ou détruits (supprimés du poste ou du serveur informatique pour les fichiers numériques) dès lors qu’ils ont remplis leur usage, qui ne doit avoir lieu que pour les finalités du SI SIAO.
7. Transmission des données à des tiers
La transmission de données personnelles issues du SI SIAO à des tiers n’est par principe pas autorisée.
Elle peut cependant être envisagée lorsque les finalités poursuivies par la transmission sont strictement identiques à celles du SI SIAO. La transmission doit alors être encadrée par la signature d’une convention entre le responsable de traitement du SI SIAO (le Dihal) - ou le représentant de l’Etat dans le département, la personne morale qui extraie les données – le SIAO ou l’entité gestionnaire, et le destinataire des données. La convention précise alors la base légale du traitement par le destinataire, les finalités poursuivies, le périmètre des données concernées qui doit être réduit au seul objet de la transmission, les conditions et durée de conservation des données, les modalités d’information des personnes concernées ainsi que d’exercice des droits des personnes sur leurs données personnelles.
Il est ainsi envisageable, par exemple, qu’un SIAO signe une convention de transmission de données, sous réserve de l’accord du représentant de l’Etat dans le département, avec un organisme destinataire qui va traiter ces données à des fins d’observation sociale. De même, il est envisageable que le responsable de traitement signe une convention avec un éditeur de logiciel métier pour permettre l’échange de données et limiter la double saisie.
La transmission de données personnelles issues du SI SIAO peut être demandée par des tiers autorisés au sens du 9) de l’article 4 du règlement UE 2016/679 susvisé. La personne requise pour assurer cette transmission doit alors s’assurer de la qualité de tiers autorisé du destinataire. Ainsi, les forces de l’ordre, pour requérir une information traitée dans le SI SIAO doivent être représentées par un officier de police judiciaire dans le cadre d’une instruction diligentée par le procureur de la république. Les services de l’Etat en charge des Solidarités sont des tiers autorisés lorsqu’ils exercent une mission d’inspection ou de contrôle. Dans cette prérogative uniquement, ils peuvent requérir la transmission de données personnelles dans le périmètre défini par leur mission.
Enfin, les SIAO doivent transmettre certaines données aux services déconcentrés de l’Etat, à la Dihal et à la Direction des affaires juridiques des ministères sociaux, dans les conditions strictes du document intitulé «Cadre de transmission des données à caractère personnel issues du SI SIAO » délivré par le responsable de traitement.