Cet article présente la limitation de la conservation des données du SI SIAO et des actions qui en découlent.
Sommaire :
- Principes et généralités
- La limite de conservation des données dans le SI SIAO
- Les actions et situations considérées comme une activité
- Données des personnes éligibles au retrait du SI SIAO
- Webinaires sur la durée de conservation des données du 17 et 22 juillet 2025
- Impact sur l'observation sociale
1. Principes et généralités
La RGPD prévoit un principe de limitation de durée de conservation des données personnelles selon l’objectif de leur utilisation.
La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) met à disposition une fiche spécifique au secteur social et médico-social.
« Durée de conservation de deux ans »
Pour certaines structures, un texte législatif ou réglementaire prévoit une durée de conservation de deux ans*. C’est le cas notamment des CHRS, des CADA, des HUDA ou des CAES.
Dans ce cas, la CNIL recommande une durée de conservation de deux ans à compter du dernier contact avec la personne faisant l’objet de l’accompagnement social et / ou médico-social (cf. référentiel relatif à l’accompagnement des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des personnes en difficulté).
*Cette durée de deux ans a aussi été stipulée dans l'article 4 de la délibération n° 2016-095 du 14 avril 2016 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre dans le cadre de l’accueil, l’orientation, l’accompagnement et le suivi social des personnes (AU-048) : "En tout état de cause, les données collectées et traitées pour les besoins du suivi social ne peuvent être conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l’objet de ce suivi, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires."
2. La limite de conservation des données dans le SI SIAO
Le SI SIAO identifie les personnes éligibles à leur retrait du SI SIAO en se basant sur les actions réalisées sur le dossier du ménage et sur les demandes associées aux personnes.
Les personnes n'étant plus sujettes à aucune activité depuis plus de deux ans sont éligibles au retrait du SI SIAO.
3. a) Les actions et situations suivantes sont considérées comme une activité :
📌 Modification d’une information de la personne
Toutes les informations présentes dans l'es onglets "Situation du ménage" et "Identité"
-
- Démarches d'accès au logement
- Modification du contact principal du ménage
- Ajout d'un suivi social
- Modification d'un suivi social
📌 Création ou modification d’une évaluation approfondie (liée à la personne ou collective)
📌 Création ou modification d’une note (liée à la personne ou collective)
📌 Envoi d'un SMS à la personne ou à son ménage
📌 Création d’une demande (115, insertion) pour la personne
📌 Mise à jour du statut d’une demande (115, insertion) de la personne
📌 Existence d'une demande active pour la personne
3. b) Les demandes aux statuts suivants sont considérées comme "actives" :
- En création
- Transmise au SIAO
- Inscrite sur liste d’attente
- A mettre à jour
- A compléter
- Orientation en attente de réponse par la structure
- En attente de la personne
- Présence
- Aucune affectation
- Sur dispositif d’accompagnement
- Pourvue
- En attente
4. Qu'en est-il des données des personnes éligibles au retrait du SI SIAO ?
Une personne éligibles à son retrait du SI SIAO voit ses données intégralement supprimées du SI SIAO. Cela intervient au bout de deux ans sans aucune activité sur son dossier ou ses demandes.
Ses données sont alors archivées dans la base d'archives pour une durée de dix ans* avant d'être totalement supprimées.
*Cette base répond, en application de la délibération CNIL de 2016, à des fins de contentieux juridiques.
Ces finalités correspondent à des procédures qui peuvent être longues, en conséquence la Dihal, en tant que responsable de traitement, a défini la règle de la suppression définitive des données conservées sur la personne archivée à dix ans.
5. Quel impact sur l'observation sociale ?
Les personnes archivées et retirées du SI SIAO n'apparaissent plus et ne sont plus comptabilisées dans les extractions et indicateurs du SI SIAO. Elles sont cependant conservées de manière permanente et anonymisée dans la base de données statistiques.
La base statistiques n'étant pas accessible avant la fin des chantiers de refonte de l'offre et du parcours des ménages dans le SI SIAO, ses données ne seront pas accessibles temporairement.
6. Webinaires sur la limitation de conservation des données du 17 et 22 juillet 2025
Deux webinaires ont été organisés pour présenter la mise en place de la limitation de la conservation des données dans le SI SIAO. Nous mettons à disposition le support présenté ainsi que l'enregistrement associé.
Dernière mise à jour le 29/08/2025